Convention de sous-traitance de formation, prête à signer.

Ce que l’indicateur 27 demande vraiment

Le libellé tient en une phrase : lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au référentiel. Commun aux quatre catégories d’actions, cet indicateur ne se contrôle pas sur une déclaration d’intention. L’auditeur regarde comment vous choisissez vos intervenants, ce que votre contrat prévoit, quelles pièces vous détenez et comment vous suivez la prestation une fois qu’elle tourne.

Quatre éléments suffisent à passer l’indicateur sans discussion. Des critères de sélection écrits, même courts : compétence dans le domaine, expérience de l’animation, assurance à jour. Un contrat écrit pour chaque mission, qui n’est pas un simple bon de commande. Les pièces justificatives du sous-traitant, classées avec la convention. Enfin la trace du suivi : les appréciations des bénéficiaires portant sur les sessions animées par ce formateur, et ce que vous en avez fait.

La certification ne se prête pas

Un formateur non certifié peut intervenir en sous-traitance pour votre compte, mais il ne peut pas se prévaloir de votre certification ni apposer le logo Qualiopi sur ses propres supports commerciaux. La marque signale un organisme certifié, jamais une prestation particulière ni un intervenant. Notre page sur lebloc logo Qualiopi détaille les supports autorisés et ceux qui constituent une non-conformité relevée en audit de surveillance.

Le sens de la responsabilité, lui, ne se partage pas non plus. Devant le financeur, le titulaire du marché est le donneur d’ordre. Un émargement manquant, un programme non respecté ou une évaluation absente sont ses écarts, pas ceux du formateur. C’est ce qui justifie les clauses de remise des pièces et de délai : elles ne protègent pas d’un mauvais formateur, elles évitent de découvrir le problème trois mois après la session.

Le point de friction : les pièces de la session

La sous-traitance en formation se passe presque toujours bien sur le fond et mal sur les documents. Le formateur anime, les stagiaires repartent contents, puis les feuilles d’émargementrestent dans une sacoche. Trois mois plus tard, le financeur demande les preuves de réalisation et le donneur d’ordre relance un indépendant déjà passé à autre chose.

La parade est contractuelle et tient en deux clauses : un délai de remise chiffré, cinq jours ouvrés après la dernière séance, et un règlement conditionné à cette remise. Le générateur pose les deux par défaut dans les modalités de facturation. Précisez aussi ce que le formateur doit remettre : émargements signés, évaluations des acquis, questionnaires de satisfaction, incidents constatés.

Supports, données et clientèle : les trois clauses qui fâchent

La propriété des supports se règle avant la mission, jamais après. Deux options tiennent : cession au donneur d’ordre des supports produits spécifiquement pour la mission, ou maintien de la propriété du formateur avec une licence d’usage. Dans les deux cas, ce que le formateur avait construit avant reste le sien, ce qui évite la revendication la plus fréquente.

Les données des stagiaires appellent une clause dédiée : usage limité à la mission, aucune transmission, puis restitution ou suppression à la fin. Elle est courte et vous évite d’avoir à expliquer, en cas de contrôle, pourquoi une liste nominative de bénéficiaires circule dans la boîte mail personnelle d’un indépendant.

La non-sollicitation, enfin, protège la relation commerciale : le formateur s’interdit de démarcher directement le client final pour des prestations de même nature, pendant une durée déterminée. Vingt-quatre mois est l’usage. Une interdiction sans limite de durée ni de périmètre se rapprocherait d’une non-concurrence sans contrepartie, avec le risque d’être écartée en cas de litige.

Le dossier complet de l’action sous-traitée

La convention de sous-traitance vient en plus des documents de la session, elle n’en remplace aucun. Le client final reçoit toujours sa convention de formation, leprogramme, la convocation, puis l’attestation et lecertificat de réalisation. Lepanorama des documents obligatoires remet chaque pièce à sa place, et le tableau des preuves par indicateurprécise ce que l’auditeur attend pour l’indicateur 27 comme pour les autres.

Questions fréquentes

Un organisme certifié peut-il sous-traiter une formation ?

Oui, la sous-traitance est admise et le référentiel national qualité la traite explicitement. L’indicateur 27 dispose que lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au référentiel. L’auditeur ne cherche pas à interdire la pratique, il cherche la trace de ce contrôle : critères de sélection, contrat écrit, vérification des compétences, suivi de la prestation.

Le sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi lui aussi ?

La certification du donneur d’ordre ne se transmet pas, et le donneur d’ordre reste seul responsable de l’action devant le financeur. Certains financeurs exigent que l’intervenant soit lui-même certifié, d’autres acceptent qu’il intervienne sous la responsabilité du titulaire. Posez la question au financeur avant de contractualiser, et faites figurer la réponse dans la convention : le générateur propose les trois statuts, sous-traitant certifié, non certifié, ou portage salarial.

Quelles pièces demander au sous-traitant avant la mission ?

Un curriculum vitae à jour et les justificatifs de compétence dans le domaine enseigné, une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité, le numéro de déclaration d’activité s’il en détient un, et le certificat Qualiopi le cas échéant. Ces pièces constituent la preuve attendue à l’indicateur 27. Réclamez-les avant la première séance : après l’audit, il est trop tard, et après la mission, le formateur répond rarement.

Qui fait émarger les stagiaires ?

Le formateur qui anime, donc le sous-traitant. Mais la feuille d’émargement appartient au dossier du donneur d’ordre, puisque c’est lui qui a vendu l’action et qui devra la produire devant le financeur. La convention doit donc fixer un délai de remise des pièces, cinq jours ouvrés par exemple. C’est le point de friction le plus courant de la sous-traitance en formation : la session s’est bien passée, et les émargements manquent trois mois plus tard.

À qui appartiennent les supports produits par le sous-traitant ?

À celui que la convention désigne, sans quoi la question se règle mal. Deux options tiennent debout : les supports produits spécifiquement pour la mission sont cédés au donneur d’ordre, ou ils restent la propriété du formateur qui accorde une licence d’usage. Dans les deux cas, les supports antérieurs du formateur restent les siens. Le générateur écrit la clause correspondant à l’option retenue.

Une clause de non-sollicitation est-elle valable ?

Une clause qui interdit au sous-traitant de démarcher directement le client final pendant une durée déterminée est courante et généralement admise, à condition de rester proportionnée : une durée raisonnable, un périmètre limité au client concerné et à des prestations de même nature. Vingt-quatre mois est l’usage. Une interdiction générale et sans limite de durée reviendrait à une clause de non-concurrence sans contrepartie, avec le risque d’être écartée.