Règlement intérieur d’organisme de formation.

Une obligation qui ne dépend pas de la taille de l’organisme

Le code du travail prévoit que tout organisme de formation établit un règlement intérieur applicable aux stagiaires et aux apprentis. Ce document écrit détermine les principales mesures applicables en matière de santé, de sécurité dans l’établissement et de discipline, ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et des apprentis. L’obligation figure à l’article L6352-3 du code du travail, et ses modalités d’application aux articles R6352-1 et suivants.

Deux précisions du texte réglementaire méritent d’être lues attentivement. Le règlement intérieur est établi dans tous les organismes de formation, y compris dans ceux qui accueillent les stagiaires et les apprentis dans des locaux mis à leur disposition. Le formateur indépendant qui intervient uniquement chez ses clients est donc concerné. Lorsque la formation se déroule dans une entreprise ou un établissement déjà doté d’un règlement intérieur, les mesures de santé et de sécurité applicables aux stagiaires et aux apprentis sont celles de ce dernier règlement. Le générateur ajoute cette clause quand vous cochez la situation correspondante.

Le délai est court : le règlement intérieur est établi dans les trois mois qui suivent le début de l’activité de l’organisme de formation. Un organisme qui découvre l’obligation le jour de son audit part donc avec un retard qu’aucune rédaction rapide ne rattrape, puisque la date d’entrée en vigueur portée sur le document reste visible.

Le contenu attendu, article par article

Le texte fixe trois blocs obligatoires. Les mesures de santé et de sécurité couvrent l’interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux, les boissons alcoolisées, les consignes d’incendie, l’évacuation et le signalement des accidents. Les mesures de discipline définissent ce qu’est une sanction et la procédure applicable. Les modalités de représentation organisent l’élection des délégués et leur rôle.

Est une sanction toute mesure prise par le directeur de l’organisme ou son représentant à la suite d’un agissement considéré comme fautif. Les observations verbales en sont exclues. La définition vaut que la mesure affecte ou non la présence de l’intéressé dans la formation.

Quand la sanction envisagée peut affecter sa présence dans la formation, l’intéressé est convoqué à un entretien, par lettre recommandée ou par remise en main propre contre décharge. Il peut s’y faire assister par la personne de son choix, notamment le délégué des stagiaires.

Les délégués des stagiaires, une clause souvent oubliée

Beaucoup de règlements intérieurs recopiés sur internet sautent la représentation des stagiaires, alors que l’article L6352-3 la cite expressément parmi les trois objets du document. Pour les sessions d’une durée supérieure à cinq cents heures, il est procédé simultanément à l’élection d’un délégué titulaire et d’un délégué suppléant, au scrutin uninominal à deux tours. Tous les stagiaires et les apprentis sont électeurs et éligibles. Le scrutin se déroule pendant les heures de formation, au plus tôt vingt heures et au plus tard quarante heures après le début de la première session collective.

Les délégués sont élus pour la durée de la formation et leurs fonctions prennent fin lorsqu’ils cessent d’y participer. Ils font toute suggestion pour améliorer le déroulement de la formation et les conditions de vie dans l’organisme, et ils présentent les réclamations individuelles ou collectives. Lorsque la représentation ne peut pas être assurée, le directeur dresse un procès-verbal de carence. Un organisme qui ne dispense que des sessions courtes n’organise pas d’élection, mais il a intérêt à l’écrire dans son règlement plutôt qu’à laisser un blanc.

Diffusion, affichage et articulation avec les autres documents

Le règlement intérieur fait partie des informations mises à disposition du bénéficiaire avant son inscription définitive, avec les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires et les modalités d’évaluation.

En pratique, le règlement intérieur se glisse dans le livret d’accueil ou l’accompagne. Il se cite dans la convention et dans le contrat de formation. Il se met à jour quand vous ouvrez un nouveau site, quand vous commencez à former des apprentis ou quand vous passez une partie de vos sessions à distance. Sur ce dernier point, l’organisme met en place une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire, l’informe des activités pédagogiques à effectuer à distance et de leur durée moyenne, et prévoit des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.

Questions fréquentes

Le règlement intérieur est-il obligatoire pour un organisme de formation ?

Oui. Le code du travail prévoit que tout organisme de formation établit un règlement intérieur applicable aux stagiaires et aux apprentis. Ce document écrit détermine les principales mesures applicables en matière de santé, de sécurité dans l’établissement et de discipline, ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et des apprentis. L’obligation s’impose dès l’enregistrement de la déclaration d’activité, quels que soient le chiffre d’affaires, le nombre de formateurs et le statut de certification.

Dans quel délai faut-il établir le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est établi dans les trois mois qui suivent le début de l’activité de l’organisme de formation. Il est établi dans tous les organismes, y compris dans ceux qui accueillent les stagiaires et les apprentis dans des locaux mis à leur disposition. Un organisme qui n’a pas de locaux propres et qui intervient uniquement chez ses clients n’échappe donc pas à l’obligation.

Quelles sanctions un organisme de formation peut-il prononcer ?

Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise à la suite d’un agissement considéré comme fautif, qu’elle affecte immédiatement ou non la présence de l’intéressé dans la formation ou qu’elle mette en cause la continuité de la formation reçue. Les amendes et les autres sanctions pécuniaires sont interdites. En pratique, l’échelle va du rappel à l’ordre écrit à l’exclusion définitive, en passant par l’avertissement écrit et l’exclusion temporaire.

Quand faut-il organiser l’élection de délégués des stagiaires ?

L’élection concerne les sessions d’une durée supérieure à cinq cents heures. Un délégué titulaire et un délégué suppléant sont élus simultanément, au scrutin uninominal à deux tours. Le scrutin se déroule pendant les heures de formation, au plus tôt vingt heures et au plus tard quarante heures après le début de la première session collective. Lorsque la représentation ne peut pas être assurée, le directeur dresse un procès-verbal de carence, qui est la pièce à conserver au dossier.

Un financeur ou un auditeur peut-il demander le règlement intérieur ?

Oui, et c’est fréquent. Un auditeur Qualiopi vérifie qu’il existe et qu’il a été porté à la connaissance des bénéficiaires avant leur entrée en formation, puisque cette communication préalable est une obligation du code du travail. Les agents de contrôle de la formation professionnelle peuvent le réclamer au même titre que les autres pièces du dossier. Les opérateurs de compétences (OPCO) le demandent plus rarement, mais son absence lors d’une vérification élargit l’examen aux autres documents.

Combien de temps conserver les versions successives du règlement ?

Gardez chaque version datée, ainsi que la preuve qu’elle a été remise ou affichée, pendant cinq ans au minimum. La question qu’un contrôle pose n’est jamais « avez-vous un règlement intérieur aujourd’hui », mais « quelle version était applicable à cette session-là ». Une version non datée rend cette réponse impossible.

Références vérifiées sur Légifrance : articles L6352-3 à L6352-5, R6352-1 à R6352-15, L6353-8 et D6313-3-1 du code du travail. Ce générateur produit une base de travail à adapter à votre organisation. Il ne remplace pas l’avis d’un conseil sur votre situation particulière.