Les documents obligatoires d’un organisme de formation.
Dix-sept pièces, du numéro de déclaration d’activité au bilan pédagogique et financier. Chacune a un fondement, un destinataire et un moment. Cette page les remet dans l’ordre du parcours, et renvoie vers le générateur qui la produit.
| Document | Quand | Fondement | Pour qui |
|---|---|---|---|
| Déclaration d’activitéDans les trois mois de la conclusion de la première convention ou du premier contrat. Sans numéro, aucun financeur ne prend en charge. | Avant la première action | Article L6351-1 du code du travail | La DREETS |
| Règlement intérieurHygiène, sécurité, discipline, représentation des stagiaires pour les formations longues. Remis ou affiché avant l’entrée en formation. | Dès la création | Articles L6352-3 à L6352-5 | Les stagiaires |
| Devis de formationSigné, il devient un engagement. Annexé des mentions de l’article D6353-1, il tient lieu de convention. | Avant la vente | Usage commercial, article D6353-1 si annexé | Le client |
| Programme de formationObjectifs, contenu, prérequis, modalités pédagogiques et d’évaluation, accessibilité. La pièce la plus demandée avec la convention. | Avant la vente | Attendu par les financeurs et l’audit | Le client et le financeur |
| Convention de formationQuand l’acheteur est une entreprise, une association, une collectivité ou un financeur. | Avant le début de l’action | Articles L6353-1 et D6353-1 | L’acheteur professionnel |
| Contrat de formation professionnelleRétractation de dix jours, aucun encaissement avant, premier versement plafonné à 30 % du prix. | Avant l’inscription définitive | Articles L6353-3 à L6353-7 | Le particulier qui paie lui-même |
| Convention de sous-traitanceLa certification ne se transmet pas : le donneur d’ordre doit prouver qu’il s’assure de la conformité de son sous-traitant. | Avant la première séance animée | Indicateur 27 du référentiel | Le formateur externe |
| Questionnaire de positionnementCe n’est pas le questionnaire qui compte, c’est la conclusion de positionnement qui montre l’adaptation du parcours. | Avant la première séance | Indicateur 8 du référentiel | Le stagiaire |
| Livret d’accueil du stagiaireInformations pratiques, contacts, référent handicap, modalités d’accès et règles de vie. | À l’entrée en formation | Indicateurs 3 et 26 du référentiel | Le stagiaire |
| ConvocationDates, horaires, lieu et accès, modalités, pièces à apporter. Preuve d’information du bénéficiaire. | Avant la première séance | Attendue par les financeurs | Le stagiaire |
| Feuille d’émargementSignature par demi-journée, du stagiaire et du formateur. Le document le plus contrôlé, et le plus souvent incomplet. | Pendant l’action | Preuve de réalisation, article L6362-5 | Le financeur et l’auditeur |
| Évaluation des acquisC’est elle qui justifie la mention des résultats portée sur l’attestation de fin de formation. | En fin de parcours | Article L6353-1 | Le stagiaire et le dossier |
| Attestation de fin de formationObjectifs, nature, durée et résultats de l’évaluation des acquis. Remise au stagiaire, pas au financeur. | À l’issue de l’action | Article L6353-1 | Le bénéficiaire |
| Certificat de réalisationPorte la durée réellement réalisée et, en cas de sortie anticipée, la date de sortie, le motif et le taux de réalisation. | À l’issue de l’action | Exigé par les financeurs | Le financeur |
| Questionnaire de satisfactionLe recueil ne suffit pas : l’audit regarde le traitement des retours et les décisions prises. | À chaud, puis à froid | Indicateurs 11 et 30 du référentiel | Le stagiaire et l’entreprise |
| FactureMention du régime de TVA, référence de la convention, durée facturée cohérente avec l’émargement. | Après réalisation | Article L441-9 du code de commerce | Le client ou le financeur |
| Bilan pédagogique et financierSon absence deux années de suite entraîne la caducité du numéro de déclaration d’activité. | Chaque année, avant le 31 mai | Article L6352-11 | La DREETS |
Trois familles, trois logiques de contrôle
Les documents d’un organisme de formation ne relèvent pas tous de la même exigence, et c’est ce qui rend la liste difficile à retenir. La première famille est celle de l’existence de l’organisme : la déclaration d’activité et le bilan pédagogique et financier annuel. Elle se contrôle par la DREETS, et la sanction est administrative. Sans bilan pendant deux années consécutives, le numéro de déclaration devient caduc et l’activité de formation s’arrête.
La deuxième famille est celle de la relation contractuelle : devis, convention ou contrat, facture. Elle se contrôle par le client, par le financeur, et le cas échéant par un juge. Les mentions viennent du code du travail pour la convention et le contrat, du code de commerce pour la facture. Un défaut se paie en refus de prise en charge ou en créance irrécouvrable.
La troisième famille est celle de la preuve de réalisation et de la qualité : programme, positionnement, émargement, évaluation des acquis, attestation, certificat de réalisation, satisfaction. Elle se contrôle par le financeur au moment du paiement, puis par l’auditeur au moment de la certification. C’est la famille la plus volumineuse, et celle où la reconstitution après coup se voit.
L’ordre du parcours, et pourquoi il compte
Chaque document a un moment. Le règlement intérieur et le programme existent avant la vente. La convention ou le contrat se signent avant le début de l’action, jamais après : un financeur qui reçoit une convention datée après la dernière séance a une bonne raison de refuser. Le positionnement se remplit avant la première séance, avec assez d’avance pour permettre une adaptation. L’émargement se signe séance par séance, pas en fin de session sur une feuille unique. L’attestation et le certificat de réalisation sortent après, et la facture ferme la marche.
Cette chronologie n’est pas décorative : c’est elle que le contrôleur reconstitue en comparant les dates. Le motif de rejet le plus fréquent n’est pas un document manquant, c’est un document daté à un moment impossible, ou trois documents qui se contredisent sur la durée de l’action.
La cohérence, contrôle numéro un
L’intitulé de l’action, les dates, la durée en heures et le montant doivent être identiques d’un document à l’autre. Une convention à quatorze heures, un émargement à quatre demi-journées et une facture à vingt et une heures suffisent à bloquer un paiement, même si la formation s’est parfaitement déroulée. C’est la raison d’être des générateurs de ce site : la même saisie alimente chaque pièce, plutôt que d’être recopiée d’un modèle Word à l’autre avec une erreur à chaque étape.
Ce que le référentiel qualité ajoute
Un organisme non certifié peut se limiter aux obligations du code du travail. Dès qu’il vise un financement public ou paritaire, le référentiel national qualité s’ajoute avec ses trente-deux indicateurs, et il déplace l’exigence : il ne demande plus seulement des documents, il demande des procédures et leurs traces. Le positionnement relève de l’indicateur 8, la satisfaction des indicateurs 11 et 30, le handicap de l’indicateur 26, la sous-traitance de l’indicateur 27. Le tableau des preuves par indicateur détaille ce que l’auditeur attend pour chacun.
Deux guides complètent ce panorama : celui des mentions obligatoires de la convention, qui tranche le partage entre convention et contrat, et celui de laconservation des documents, qui donne les durées pièce par pièce. Pour l’état du référentiel et ses évolutions, la page nouveautés Qualiopi suit les textes au fil de leur publication.
Questions fréquentes
Quels documents un organisme de formation doit-il obligatoirement produire ?
La déclaration d’activité et le bilan pédagogique et financier relèvent de l’existence même de l’organisme. Pour chaque action vendue, il faut au minimum une convention ou un contrat selon l’acheteur, un programme, une preuve de réalisation par l’émargement, une attestation de fin de formation pour le bénéficiaire et une facture. Le règlement intérieur, lui, s’impose dès la création. Le reste, positionnement, livret d’accueil, satisfaction, découle du référentiel national qualité dès lors que vous êtes certifié ou que vous visez la certification.
Convention ou contrat de formation, comment choisir ?
La qualité de l’acheteur décide, pas le montant ni la durée. Une entreprise, une association, une collectivité ou un financeur signent une convention de formation régie par l’article L6353-1. Une personne physique qui paie de sa poche signe un contrat de formation professionnelle régi par les articles L6353-3 à L6353-7, avec dix jours de rétractation et un premier versement plafonné à 30 %. Le travailleur indépendant qui achète pour lui-même relève du contrat, puisqu’il agit en personne physique.
Attestation de fin de formation ou certificat de réalisation ?
Les deux, et ils ne vont pas au même endroit. L’attestation est remise au bénéficiaire et porte les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation des acquis, comme l’exige l’article L6353-1. Le certificat de réalisation est adressé au financeur et porte la durée réellement réalisée, avec le motif et le taux de réalisation en cas de sortie anticipée. Confondre les deux fait rejeter un dossier de prise en charge.
Combien de temps faut-il conserver ces documents ?
Il n’existe pas de durée unique. Dix ans pour les pièces comptables au titre de l’article L123-22 du code de commerce, six ans pour les documents fiscaux au titre de l’article L102 B du livre des procédures fiscales, cinq ans pour la preuve contractuelle au titre de l’article 2224 du code civil. Pour chaque pièce, retenez la durée la plus longue parmi celles qui s’appliquent, et vérifiez les exigences propres de vos financeurs.
Ces documents suffisent-ils pour un audit Qualiopi ?
Ils constituent la matière, pas la preuve complète. L’audit contrôle des processus, donc l’existence d’une procédure écrite et sa mise en œuvre sur des sessions réelles. Un dossier de session parfait sur une action et rien sur les autres passe mal. Le tableau des preuves par indicateur reprend, pour chacun des trente-deux indicateurs, ce que l’auditeur demande et ce qu’il accepte.
La cohérence entre les documents est-elle contrôlée ?
C’est même le premier réflexe du contrôleur. Il compare l’intitulé de l’action, les dates, la durée et le montant d’un document à l’autre. Une convention qui annonce quatorze heures, une feuille d’émargement qui totalise quatre demi-journées et une facture de vingt et une heures suffisent à ouvrir une demande d’explication, puis à bloquer le paiement.