Déclarer son activité et obtenir son numéro de déclaration d'activité

La déclaration d’activité se dépose auprès du préfet de région dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation, à l’aide du formulaire Cerfa 10782 et des pièces justificatives. Le récépissé portant le numéro d’enregistrement est délivré dans les trente jours suivant la réception d’un dossier complet.

Le déroulé en 8 étapes

1. Vérifier que votre activité entre dans le champ. Les actions concourant au développement des compétences relèvent de la formation professionnelle. Le conseil et le coaching hors formation n’en relèvent pas.
2. Signer une première convention ou un premier contrat. C’est cet acte qui déclenche l’obligation de déclarer et le délai de trois mois, il n’y a pas de déclaration à vide.
3. Réunir les pièces du dossier. Cerfa signé, justificatif de numéro SIREN, bulletin n°3 du casier judiciaire, copie de la convention ou du contrat, descriptif de l’activité, pièce d’identité.
4. Décrire votre activité et vos moyens. Contenu, organisation, moyens techniques et pédagogiques, titres et qualités des personnes qui interviennent.
5. Déposer le dossier auprès de la DREETS. En ligne via Mon Activité Formation ou par envoi au service compétent de votre région, selon la voie proposée.
6. Attendre le récépissé et son numéro. Il est délivré dans les trente jours suivant la réception du dossier complet, le silence gardé pendant ce délai valant enregistrement.
7. Mettre le numéro sur vos documents. Conventions, programmes, émargements, factures et attestations portent le numéro, sans jamais le présenter comme un agrément de l’État.
8. Préparer votre premier bilan pédagogique et financier. Il se dépose l’année suivante, pendant la campagne annuelle, et son absence rend la déclaration caduque.

Le parcours en une phrase

Vous signez une première convention, vous déclarez votre activité dans les trois mois, vous recevez un numéro, vous l’inscrivez sur vos documents, et vous déposez un bilan chaque année. Le reste, notamment la certification qualité, dépend de la façon dont vos formations seront financées. La déclaration d’activité prend une heure quand les pièces sont réunies, et l’essentiel du délai vient du bulletin de casier judiciaire et de l’instruction du dossier.

Étape 1. Vérifier que votre activité entre dans le champ

Les actions concourant au développement des compétences relèvent de la formation professionnelle : actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage. Une prestation de conseil, un accompagnement individuel sans programme préétabli ou une conférence ne relèvent pas de ce champ.

Le piège à éviter. Déclarer une activité de conseil sous une étiquette de formation pour ouvrir un accès au financement. Le contrôle porte sur la nature réelle de la prestation, et la requalification entraîne le remboursement des fonds.

Étape 2. Signer une première convention ou un premier contrat

L’obligation de déclarer naît de la conclusion de la première convention de formation avec un acheteur, ou du premier contrat de formation avec un particulier. Le délai de trois mois court à partir de cette signature. Notre générateur de convention de formation produit un document qui porte les mentions attendues.

Le piège à éviter. Attendre d’avoir plusieurs clients pour déclarer. Le délai court depuis la première signature, et un dossier déposé tardivement peut être refusé.

Étape 3. Réunir les pièces du dossier

Le dossier comprend six pièces :

• le formulaire Cerfa 10782 complété et signé
• un justificatif de votre numéro SIREN
• le bulletin numéro 3 du casier judiciaire du déclarant
• la copie de la première convention ou du premier contrat signé
• un descriptif de votre activité
• une copie de la pièce d’identité du représentant légal

Le piège à éviter. Demander le bulletin de casier judiciaire au dernier moment. Sa délivrance prend quelques jours et il est souvent exigé récent, ce qui bloque l’ensemble du dossier.

Étape 4. Décrire votre activité et vos moyens

La description attendue porte sur le contenu de vos actions, leur organisation, les moyens techniques et pédagogiques dont vous disposez, ainsi que les titres et qualités des personnes qui interviennent. Une page suffit si elle est précise. Joignez un programme représentatif, construit selon la méthode décrite dans le tutoriel construire un programme de formation.

Le piège à éviter. Un descriptif générique recopié d’un modèle trouvé en ligne. L’instruction porte notamment sur la cohérence entre ce que vous décrivez et la convention jointe.

Étape 5. Déposer le dossier auprès de la DREETS

Le dossier se dépose auprès du service en charge de la formation professionnelle de votre région, soit en ligne via Mon Activité Formation, soit par envoi au service compétent selon la voie proposée localement. Conservez une copie complète du dossier envoyé et la preuve d’envoi.

Le piège à éviter. Envoyer un dossier incomplet en espérant compléter ensuite. Le délai d’instruction ne commence qu’à réception d’un dossier complet.

Étape 6. Attendre le récépissé et son numéro

Le préfet de région délivre, dans les trente jours suivant la réception de la déclaration accompagnée de ses pièces justificatives, un récépissé comportant un numéro d’enregistrement. Le silence gardé pendant ce délai vaut enregistrement de la déclaration. Tant que le récépissé n’est pas délivré ou qu’un refus n’est pas notifié, l’organisme est réputé déclaré.

Le piège à éviter. Annoncer un numéro avant de l’avoir. Une facture qui porte un numéro inexistant se retourne contre vous au premier contrôle.

Étape 7. Mettre le numéro sur vos documents

Le numéro figure sur vos conventions, vos programmes, vos feuilles d’émargement, vos factures et vos attestations. La formulation d’usage précise qu’il s’agit d’un enregistrement auprès du préfet de région et que cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État.

Le piège à éviter. Écrire organisme agréé par l’État. La mention est interdite et se repère immédiatement sur un site public.

Étape 8. Préparer votre premier bilan pédagogique et financier

L’année suivante, pendant la campagne annuelle qui court du 1er avril au 31 mai, vous déposez votre premier bilan sur Mon Activité Formation, au titre de votre dernier exercice clos. Le tutoriel remplir son bilan pédagogique et financier détaille chaque rubrique. Le dépôt reste attendu même en l’absence d’activité.

Le piège à éviter. Considérer le bilan comme une formalité secondaire. Son absence entraîne la caducité de la déclaration d’activité, et il faut alors reprendre tout le parcours depuis le début.

Et ensuite

Si vos formations doivent être financées par un opérateur de compétences ou un autre financeur public, la certification qualité devient nécessaire. Le baromètre Qualiopi montre le nombre d’organismes certifiés par territoire, le bloc logo Qualiopi compose la mention réglementaire une fois le certificat obtenu, et le guide bilan pédagogique et financier complète le volet déclaratif.

Questions fréquentes

Le numéro de déclaration d’activité vaut-il agrément ?

Non. C’est un enregistrement administratif qui atteste que vous avez déclaré votre activité, et le code du travail interdit de le présenter comme un agrément de l’État. Il ne dit rien de la qualité de vos prestations, et il ne remplace pas la certification exigée pour accéder aux fonds publics et mutualisés.

Faut-il Qualiopi dès le départ ?

Non, sauf si vous voulez que vos actions soient financées par un opérateur de compétences, l’État, une région, la Caisse des dépôts, France Travail ou l’Agefiph. Dans ce cas, la certification est nécessaire à la date de conclusion de la convention avec le financeur. Beaucoup d’organismes commencent en facturant des entreprises sur leurs fonds propres, puis se certifient.

Que se passe-t-il si je n’ai aucune activité la première année ?

Vous devez tout de même déposer votre bilan pédagogique et financier. La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsqu’il n’a pas été transmis à l’administration. Un numéro caduc ne se réactive pas, il faut redéposer une déclaration complète.