Bilan pédagogique et financier : qui doit le déposer et comment le remplir

Qui doit déposer un BPF

Le bilan pédagogique et financier est une déclaration annuelle obligatoire prévue par l'article L6352-11 du code du travail, complété par les articles R6352-22 à R6352-24. Tout prestataire de formation titulaire d'un numéro de déclaration d'activité doit l'établir, quel que soit son statut juridique (société, association, entrepreneur individuel, micro-entrepreneur) et que la formation soit son activité principale ou secondaire.

Un organisme qui n'a réalisé aucune action de formation sur l'exercice doit tout de même déposer un BPF, à zéro le cas échéant. L'absence de dépôt n'est jamais neutre : après mise en demeure restée sans effet, la déclaration d'activité devient caduque, ce qui interdit de poursuivre l'activité de formation sous ce numéro et ferme l'accès aux financements.

Quand et où le déposer

L'échéance de droit commun fixée par les textes est le 30 avril de chaque année, pour l'activité du dernier exercice comptable clos. En pratique, l'administration ouvre une campagne de télédéclaration au printemps et en ajuste parfois le calendrier : pour la campagne 2026, la transmission était ouverte du 1er avril au 31 mai 2026, la date limite ayant été reportée au 31 mai. Vérifiez chaque année les dates exactes publiées par votre DREETS.

Le dépôt s'effectue en ligne sur la plateforme Mon Activité Formation (MAF), accessible via le portail EFP Connect. Le formulaire papier Cerfa n° 10443 ne sert que de solution de repli pour les organismes dans l'impossibilité d'accéder à la plateforme ; il est alors adressé signé à la DREETS.

Les cadres du formulaire

Le BPF reprend la structure du Cerfa n° 10443. Les rubriques s'organisent en trois blocs :

• Identification : raison sociale, numéro de déclaration d'activité, SIREN, exercice comptable concerné. Ces données doivent correspondre exactement à votre dossier de déclaration d'activité.
• Bilan financier : d'un côté l'origine des produits de l'organisme au titre de la formation (entreprises, OPCO et autres financeurs mutualisés, pouvoirs publics, particuliers, sous-traitance reçue), de l'autre les charges de l'activité de formation, dont la sous-traitance confiée à d'autres organismes.
• Bilan pédagogique : les personnes qui dispensent les formations (formateurs internes et externes, en effectifs et en heures), puis les stagiaires et apprentis accueillis, avec le nombre total de personnes formées, le nombre d'heures de formation suivies et dispensées, la typologie des publics et des actions, ainsi que les spécialités de formation et les niveaux visés.

Règle de cohérence centrale : le total des produits déclarés au titre de la formation doit être cohérent avec votre comptabilité, et les heures déclarées doivent être justifiables par vos pièces (conventions, émargements, certificats de réalisation). En cas de contrôle, la DREETS rapproche le BPF de ces justificatifs.

Les erreurs fréquentes

• Déclarer le chiffre d'affaires global de la structure au lieu des seuls produits liés à l'activité de formation, erreur classique des organismes multi-activités.
• Confondre heures de formation suivies et heures dispensées : 10 stagiaires qui suivent une session de 7 heures représentent 70 heures suivies pour 7 heures dispensées.
• Mal traiter la sous-traitance : les produits reçus en tant que sous-traitant et les sommes versées à des sous-traitants ont chacun leur rubrique dédiée, et une double déclaration fausse les totaux.
• Oublier les actions non financées : toute l'activité de formation entre dans le BPF, y compris les actions vendues en direct sans financeur.
• Déclarer sur l'année civile alors que la structure a un exercice comptable décalé : le BPF porte sur le dernier exercice clos.
• Attendre les derniers jours de la campagne : la plateforme est saturée fin mai et un incident technique ne constitue pas un motif d'exonération.

Les sanctions en cas de manquement

Le dépôt du BPF conditionne le maintien de la déclaration d'activité. En cas d'absence de transmission dans les délais, la DREETS adresse une mise en demeure ; si le bilan n'est pas déposé dans le délai imparti par celle-ci, la déclaration d'activité devient caduque. La caducité emporte des conséquences en chaîne : impossibilité de délivrer des conventions valables au titre de la formation professionnelle, perte de l'exonération de TVA obtenue au titre de la formation le cas échéant, exclusion des financements OPCO et CPF, et chute de la certification Qualiopi qui suppose une déclaration d'activité en cours de validité. Une déclaration inexacte expose par ailleurs l'organisme à des redressements lors d'un contrôle, les données du BPF étant systématiquement rapprochées de la comptabilité et des pièces justificatives des actions.

Le lien avec Qualiopi

Le BPF joue un rôle direct dans la certification Qualiopi. Les organismes certificateurs s'appuient sur les données déclarées, notamment le volume d'activité et les catégories d'actions (actions de formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage), pour déterminer le périmètre de la certification et calculer la durée d'audit. Un BPF incohérent avec le périmètre certifié déclenche des questions en audit, et une catégorie d'actions exercée sans figurer au périmètre Qualiopi prive ces actions de tout financement public ou mutualisé.

Le référentiel national qualité attend par ailleurs un organisme en règle avec ses obligations légales : un BPF manquant ou déposé hors délai est un signal négatif que l'auditeur peut relever, et la caducité de la déclaration d'activité qui sanctionne l'absence de dépôt fait mécaniquement tomber la certification.

Bien se préparer pendant l'année

Le BPF se remplit sans difficulté quand les données sont tenues au fil de l'eau. Trois habitudes suffisent : un suivi des sessions avec heures dispensées et effectifs par action, un plan comptable qui isole les produits de formation par type de financeur, et un dossier par action contenant convention, programme, émargements et certificats de réalisation. La déclaration de printemps devient alors une simple consolidation.

Générer ce document

Le BPF se déclare directement sur Mon Activité Formation, mais la saisie va beaucoup plus vite quand les chiffres sont prêts : notre aide à la préparation du bilan pédagogique et financier rassemble les montants et les effectifs cadre par cadre, calcule les totaux et signale les écarts entre les cadres F-1, F-3 et F-4. En amont, des feuilles d'émargement rigoureuses produites avec notre générateur gratuit de feuille d'émargement alimenteront vos heures déclarées et sécuriseront vos contrôles.