Convention de formation professionnelle : mentions obligatoires et cas particuliers

Le cadre légal de la convention de formation

L'article L6353-1 du code du travail dispose que pour la réalisation des actions concourant au développement des compétences mentionnées à l'article L6313-1 (actions de formation, bilans de compétences, actions de VAE, formations par apprentissage), une convention est conclue entre l'acheteur et l'organisme qui les dispense, selon des modalités déterminées par décret.

Le contenu de la convention est fixé par la partie réglementaire du code, à l'article D6353-1. À noter pour les lecteurs qui croisent encore la référence : l'ancien article L6353-2, qui renvoyait à un décret la liste des mentions, a été abrogé lors de la réforme issue de la loi du 5 septembre 2018. La base actuelle est donc le couple L6353-1 et D6353-1.

Dans les faits, la convention peut prendre la forme d'un document signé des deux parties ou résulter d'un bon de commande accepté ou d'une facture, dès lors que les mentions requises y figurent. Pour les actions financées par un OPCO ou un autre financeur, un document en bonne et due forme reste vivement recommandé : c'est lui qui sera demandé pour la prise en charge.

Les mentions obligatoires

En application de l'article D6353-1 du code du travail, la convention (ou le bon de commande ou la facture qui en tient lieu) comporte les mentions suivantes :

• l'intitulé de l'action ;
• l'objectif de l'action ;
• le contenu de l'action ;
• les moyens prévus pour la réaliser (moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement) ;
• la durée de l'action et sa période de réalisation ;
• les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action ;
• le prix de l'action et les modalités de règlement.

S'y ajoutent en pratique des mentions d'identification indispensables : raison sociale et numéro de déclaration d'activité de l'organisme, identité de l'acheteur, et le cas échéant la liste nominative des stagiaires. Lorsque l'action est financée par un OPCO, celui-ci peut exiger des mentions complémentaires ou son propre formulaire de convention comme condition de prise en charge : vérifiez les exigences du financeur avant signature.

Convention ou contrat : deux régimes distincts

Le code du travail distingue deux situations selon la qualité de l'acheteur.

La convention de formation (B2B)

Quand l'acheteur est une entreprise, une association, une collectivité ou tout autre professionnel, on conclut une convention de formation régie par l'article L6353-1. Le régime est souple : liberté des conditions de paiement, possibilité d'acompte à la signature, résiliation encadrée par les clauses que les parties négocient.

Le contrat de formation professionnelle (particulier)

Quand la formation est achetée par une personne physique qui la finance à titre individuel et à ses frais, le code du travail impose un contrat de formation professionnelle, régi par les articles L6353-3 à L6353-7, nettement plus protecteur :

• le contrat doit être conclu avant l'inscription définitive du stagiaire et tout règlement de frais ;
• le stagiaire dispose d'un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature, exercé par lettre recommandée avec avis de réception (article L6353-5) ;
• aucune somme ne peut être exigée avant l'expiration de ce délai de rétractation ;
• à l'expiration du délai, le premier versement ne peut pas excéder 30 % du prix convenu, le solde étant échelonné au fur et à mesure du déroulement de l'action (article L6353-6) ;
• en cas de force majeure dûment reconnue empêchant le stagiaire de suivre la formation, le contrat peut être rompu et seules les prestations effectivement dispensées sont dues, au prorata de leur valeur prévue au contrat (article L6353-7).

Le non-respect de ces règles expose l'organisme à des sanctions et fragilise le recouvrement du prix. Un organisme qui encaisse 100 % du prix à l'inscription d'un particulier est en infraction, même si le client était d'accord.

Cas pratiques : quel document pour quelle vente

Quand établir et signer la convention

La convention se signe avant le début de l'action : elle encadre une prestation à venir, et les financeurs refusent régulièrement les prises en charge dont la convention est postérieure au premier jour de formation. Prévoyez un exemplaire signé par chaque partie, annexez le programme de formation détaillé et, lorsque le paiement est subrogé, indiquez clairement qui règle quoi : la part prise en charge versée directement par l'OPCO à l'organisme et le reste à charge facturé au client. Précisez également les conditions d'annulation et de report (délais, indemnités éventuelles), car le code du travail ne les fixe pas pour les conventions B2B et leur absence est la première source de litige commercial. Conservez ensuite la convention signée dans le dossier de l'action : elle sera demandée lors d'un contrôle de la DREETS comme lors d'un audit Qualiopi.

Les erreurs qui coûtent cher

• Vendre à un particulier avec une simple convention B2B, sans délai de rétractation ni plafond d'acompte.
• Signer la convention après le début de la formation : le document doit précéder l'action qu'il encadre.
• Des mentions génériques (« formation bureautique ») là où le texte exige un intitulé, un objectif et un contenu précis.
• Un prix incohérent entre convention, facture et demande de prise en charge.
• L'absence des modalités de suivi et de sanction de l'action, mention souvent oubliée alors qu'elle figure explicitement dans le texte réglementaire.

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