L'audit de surveillance Qualiopi : ce qui le distingue de l'audit initial

L'audit de surveillance se déroule entre le 14e et le 22e mois suivant l'obtention de la certification et se tient à distance dans la plupart des cas. Il porte sur un périmètre restreint : les non-conformités relevées précédemment, les indicateurs ne pouvant donner lieu qu'à une non-conformité majeure, et les indicateurs 1, 17 et 19, auxquels s'ajoute l'indicateur 3 pour les organismes concernés.

Ce que dit le texte

L'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national encadre les trois rendez-vous du cycle. Pour la surveillance, il fixe la fenêtre du 14e au 22e mois à compter de la date d'obtention de la certification, et pose le principe d'une réalisation à distance.

Le déplacement sur site redevient la règle dans des situations identifiées : signalement ou réclamation traitée selon les règles du certificateur, résultat d'une analyse de risque issue de l'audit précédent, échantillonnage d'un ou plusieurs sites pour un organisme multi-sites, ou demande de l'organisme lui-même. Le plan qualité gouvernemental de juillet 2025 annonce par ailleurs une systématisation des contrôles sur place, mesure qui suppose une évolution des textes.

La programmation relève de votre responsabilité. Contactez votre certificateur plusieurs mois avant l'ouverture de la fenêtre pour réserver un créneau. Un audit réalisé après le 22e mois expose la certification à une suspension, et l'argument de l'indisponibilité d'un auditeur ne prospère pas si la demande a été tardive.

Sur quoi porte réellement la surveillance

Le périmètre est défini par le texte et non laissé à l'appréciation de l'auditeur. Il couvre quatre ensembles.

• Les indicateurs ayant donné lieu à une non-conformité lors de l'audit précédent, afin de vérifier que le plan d'action a été appliqué.
• Les indicateurs qui ne peuvent produire qu'une non-conformité majeure, listés par le même arrêté.
• Les indicateurs 1, 17 et 19, qui concernent l'information diffusée au public, les moyens humains et techniques mis à disposition et les ressources pédagogiques.
• L'indicateur 3, relatif aux résultats obtenus, pour les organismes qu'il concerne.

Pour un organisme entré dans la certification sans activité au moment de l'audit initial, la logique change : les indicateurs qui n'avaient pas pu être vérifiés faute de sessions réalisées entrent dans le champ de la surveillance. C'est souvent à ce moment que la certification se joue réellement, puisque l'organisme est examiné pour la première fois sur des actions exécutées.

La continuité des pratiques, objet central du contrôle

L'audit initial vérifie qu'un système existe. La surveillance vérifie qu'il fonctionne encore et qu'il a fonctionné pendant toute la période écoulée. L'auditeur constitue son échantillon d'actions sur cette période de référence, comprise entre l'audit initial et la surveillance, et il ne communique généralement sa sélection qu'en réunion d'ouverture.

Ce que l'auditeur observe, ce sont des régularités :

• des émargements complets sur toutes les sessions, pas uniquement sur les récentes
• des questionnaires exploités trimestre après trimestre
• une veille alimentée à intervalles réguliers
• des versions de documents mises à jour aux dates où les évolutions réglementaires se sont produites

Les signaux négatifs sont symétriques. Une veille intégralement datée du mois précédant la séance, des appréciations recueillies uniquement sur les deux dernières sessions ou des documents portant encore une référence réglementaire abrogée révèlent un système qui s'est arrêté après l'obtention du certificat.

Le déroulement d'une séance

La durée d'audit dépend du chiffre d'affaires de l'organisme, du nombre de sites et du nombre de catégories d'actions couvertes par le certificat. Pour une structure de taille modeste couvrant une seule catégorie, la surveillance représente généralement une demi-journée à une journée.

La séance s'ouvre par une réunion au cours de laquelle l'auditeur présente le plan d'audit et l'échantillon retenu. Suit l'examen des indicateurs, sous forme d'un dialogue appuyé sur les pièces : question sur la pratique, demande de preuve, vérification de la cohérence entre les documents d'une même action. La réunion de clôture restitue les constats et annonce les non-conformités éventuelles avec leur qualification.

Trois conditions matérielles pèsent plus qu'on ne le croit sur le déroulement. Une connexion stable et un partage d'écran fonctionnel évitent de perdre un tiers du temps. Une arborescence claire, où chaque pièce se retrouve en quelques secondes, produit une impression de maîtrise qui oriente favorablement la suite. La présence de la personne qui pilote réellement le système qualité permet de répondre sans reconstituer la mémoire de l'organisme en direct.

Ce qui se passe en cas de non-conformité

Les règles de traitement sont identiques à celles de l'audit initial. Une non-conformité mineure appelle un plan d'action transmis dans le délai fixé par le certificateur, avec une mise en œuvre sous six mois, contrôlée lors de l'audit suivant. Une non-conformité majeure impose des actions correctives effectives sous trois mois, le certificateur vérifiant leur réalisation dans le mois suivant. L'absence de correction dans ce délai conduit au refus, à la suspension ou au retrait de la certification.

Une non-conformité mineure non levée dans son délai devient majeure, avec le régime plus contraignant qui s'y attache. Cette mécanique explique pourquoi les écarts relevés à l'initial doivent être traités dans l'année qui suit plutôt qu'à l'approche de l'échéance de mi-cycle.

Se préparer en quatre étapes

Reprendre le rapport d'audit précédent. Listez chaque constat, y compris les remarques sans qualification formelle, et documentez ce que vous en avez fait avec des preuves datées de la mise en œuvre. C'est le premier point que l'auditeur ouvrira.

Balayer les indicateurs du périmètre. Pour chacun, identifiez la pièce qui le sert sur la période écoulée et vérifiez qu'elle existe pour plusieurs sessions réparties dans le temps. Le guide sur les preuves par indicateur détaille ce qui est retenu et ce qui est écarté.

Simuler l'échantillonnage. Tirez au sort trois actions de la période et reconstituez leur dossier complet comme si l'auditeur le demandait. L'exercice révèle en une heure les pièces manquantes et les incohérences d'intitulé entre convention, programme, émargement et certificat.

Vérifier l'affichage et les résultats publiés. Contrôlez que votre bloc marque correspond aux catégories réellement certifiées, que les informations diffusées sur vos prestations sont à jour, et que les indicateurs de résultats publiés reposent sur des données que vous pouvez justifier.

Le guide sur la conservation des preuves précise le calendrier d'archivage qui rend cette préparation possible sans effort ponctuel.

Générer ces documents

L'échantillon d'actions examiné repose sur des pièces que vous pouvez produire dès aujourd'hui : la feuille d'émargement, le certificat de réalisation, l'attestation de formation et la convention. Pour l'affichage de votre certification, utilisez le générateur de bloc logo Qualiopi.