Transcrire un entretien ou une séance avec l'IA sans exposer les données du bénéficiaire

Une tâche qui semble sans risque

Transcrire un entretien paraît être le cas d'usage le plus neutre de l'IA. Le travail demandé se limite en apparence à convertir de la parole en texte, sans production de contenu ni interprétation. C'est la raison pour laquelle cet usage se répand vite chez les formateurs et les consultants, souvent via un robot qui rejoint la visioconférence et envoie un compte rendu par courriel après la séance.

Dans le déploiement d'un outil d'IA chez une consultante en bilan de compétences, c'est pourtant le sujet qui a demandé le plus de travail avant d'être mis en production. Deux raisons à cela : la nature des erreurs de transcription, et le régime juridique particulier des informations recueillies pendant un bilan.

Les erreurs de transcription qui comptent

Les segments inventés dans les silences

Les modèles de transcription de la famille Whisper produisent parfois du texte là où il n'y a pas de parole. Sur des enregistrements en français, les silences prolongés génèrent régulièrement des phrases parasites issues du corpus d'entraînement, du type mentions de sous-titrage. Un entretien de bilan comporte beaucoup de silences, puisque le silence y est un outil de travail. C'est donc précisément ce type d'enregistrement qui déclenche le défaut.

Les erreurs d'attribution de locuteur

La séparation des voix reste le point faible des transcriptions automatiques, en particulier quand les interlocuteurs se coupent ou partagent le même micro. Dans un compte rendu d'entretien, l'enjeu est direct. Une hypothèse formulée par la consultante et attribuée à la bénéficiaire change le sens du document, et ce document peut ensuite alimenter une synthèse remise à la personne. Aucune relecture rapide ne rattrape ce type d'inversion, il faut réécouter les passages concernés.

Les noms propres et le vocabulaire métier

Les intitulés de certification, les noms d'entreprises, les sigles de branche et les titres professionnels sont mal transcrits de façon systématique. Un intitulé de titre professionnel déformé dans un compte rendu peut se propager dans une synthèse et se retrouver dans un document remis au bénéficiaire.

La fausse impression de fidélité

Une transcription se lit comme un verbatim, donc elle inspire confiance. Les hésitations, les reprises et les changements de ton disparaissent pourtant, alors qu'ils portent une partie du sens en entretien. Une phrase dite avec réserve devient une affirmation nette une fois écrite.

Le régime particulier du bilan de compétences

Sur ce point, le cadre est explicite et il conditionne tout le reste. Les personnes chargées de réaliser et de détenir les bilans de compétences sont soumises aux articles 226-13 et 226-14 du code pénal pour les informations qu'elles détiennent à ce titre, en application de l'article L6313-4 du code du travail. Le même article prévoit que les résultats détaillés et le document de synthèse sont remis au seul bénéficiaire et ne peuvent être communiqués à un tiers qu'avec son accord.

L'article R6313-7 du code du travail impose par ailleurs au prestataire de détruire les documents élaborés pour la réalisation du bilan dès la fin de l'action. Le document de synthèse et les documents pour lesquels le bénéficiaire a donné son accord écrit peuvent être conservés, pendant une durée portée à trois ans par le décret du 28 décembre 2023.

La conséquence pratique est nette. Un enregistrement audio et sa transcription intégrale entrent dans la catégorie des documents élaborés pour la réalisation du bilan. Les conserver au-delà de l'action crée une situation à régulariser, et les stocker sur une plateforme tierce ajoute une couche de difficulté.

Le fournisseur d'IA est un sous-traitant

Dès qu'un enregistrement ou une transcription contenant des données personnelles est envoyé à un service en ligne, le fournisseur agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données. Un contrat écrit est attendu, il doit prévoir un traitement sur instructions documentées du responsable de traitement, et la suppression ou la restitution des données à la fin de la prestation. La CNIL a inscrit à son programme de travail 2026 l'analyse automatique des communications vocales, dont l'analyse des réunions en visioconférence.

Trois questions ont été posées à chaque outil examiné pendant le déploiement : les données servent-elles à entraîner le modèle, où sont-elles hébergées, et combien de temps sont-elles conservées. Plusieurs services grand public ont été écartés à ce stade. Leur qualité de transcription était bonne, mais la réponse à ces trois questions dépendait d'une option payante ou restait imprécise.

Le cas des robots qui rejoignent une visioconférence mérite une attention particulière. Ils enregistrent, ils stockent sur une plateforme externe, et beaucoup envoient automatiquement un résumé à tous les participants. Sur un entretien de bilan, cette diffusion automatique sort du périmètre autorisé sans intervention de la consultante.

Le circuit retenu

Le montage mis en place répond à ces contraintes en trois temps.

• Transcription en local. L'audio ne quitte pas la machine de la consultante. Les modèles à poids ouverts de la famille Whisper, dans leurs différentes implémentations optimisées, tournent sur un ordinateur récent sans service en ligne.
• Pseudonymisation avant tout appel distant. Noms, employeurs, communes et intitulés de poste rares sont remplacés par des jetons. L'expérience a montré que le nom de l'employeur présente un risque de réidentification supérieur au prénom, en particulier dans les secteurs à faible effectif.
• Suppression de l'audio après validation du compte rendu. L'enregistrement est effacé une fois la note validée, et la note validée est le seul document conservé.

Le consentement reste préalable et documenté, avec une conséquence pratique : le refus doit rester possible sans dégrader l'accompagnement. La prise de notes manuelle est donc maintenue comme mode de fonctionnement normal, disponible à tout moment et pour tout dossier.

Ce que la transcription ne remplace pas

Un verbatim complet ne constitue pas un compte rendu. Il contient trop de matière, il conserve des propos que la personne n'aurait pas écrits, et il crée une obligation de suppression. Le travail utile consiste à produire une note courte, validée, qui documente ce qui a été décidé et ce qui reste à explorer. La transcription est un intermédiaire, et cet intermédiaire a vocation à disparaître.

Les preuves attendues d'une action de formation

Un enregistrement ne constitue pas une preuve de réalisation opposable à un financeur. Les documents attendus restent l'émargement, la convention et le certificat de réalisation. Notre générateur de feuille d'émargement produit un document conforme aux attentes des financeurs, et nos guides précisent les mentions à faire figurer.