Préparer et passer un contrôle administratif et financier de la DREETS

Un contrôle de la DREETS vérifie deux choses : que les actions financées ont réellement été réalisées, et que les fonds reçus se rattachent à des dépenses justifiées. L’organisme doit présenter les documents établissant les objectifs, la réalisation et les moyens mis en œuvre, faute de quoi les actions sont réputées ne pas avoir été exécutées et donnent lieu à remboursement des sommes indûment perçues.

Le déroulé en 8 étapes

1. Délimiter le périmètre annoncé. Relevez dans le courrier d’ouverture la période contrôlée, les dispositifs visés et l’agent en charge du dossier. Tout le travail se cadre sur ce périmètre.
2. Reconstituer les dossiers action par action. L’article L6362-6 impose de présenter les pièces établissant les objectifs, la réalisation et les moyens mis en œuvre pour chaque action de la période.
3. Reconstituer la piste financière. L’article L6362-5 vise l’origine des produits et des fonds reçus ainsi que la nature et la réalité des dépenses exposées au titre de la formation.
4. Répondre aux demandes de renseignements par écrit. L’article L6362-1 oblige à communiquer aux agents de contrôle les renseignements nécessaires à leur mission. Tenez un journal des demandes et des envois.
5. Repérer la fin de la période d’instruction. L’article R6362-1 prévoit une information par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette date fait courir le délai de notification des résultats.
6. Lire la notification des résultats et compter le délai. Elle intervient dans les trois mois suivant la fin de l’instruction et indique le délai pour répondre, qui ne peut être inférieur à trente jours.
7. Écrire vos observations et demander à être entendu. Reprenez chaque constat, pièce à l’appui, et formulez expressément la demande d’audition dans le même courrier, avant l’expiration du délai.
8. Traiter la décision et les sommes à reverser. La décision est motivée et notifiée. À défaut de remboursement dans le délai imparti, une somme équivalente est versée au Trésor public.

Ce que la DREETS vient vérifier

Le contrôle administratif et financier de l’État n’a rien à voir avec l’audit de certification. L’article L6361-1 du code du travail vise les actions de développement des compétences financées notamment par l’État, les collectivités territoriales, la Caisse des dépôts et consignations, l’opérateur France Travail ou les opérateurs de compétences. L’article L6361-2 étend ce contrôle aux organismes chargés de réaliser ces actions. Les agents habilités sont désignés par l’article L6361-5 : agents de contrôle de l’inspection du travail, inspecteurs de la formation professionnelle et fonctionnaires de catégorie A placés sous l’autorité du ministre chargé de la formation professionnelle, assermentés et commissionnés.

Deux questions structurent l’ensemble du dossier. Ces actions ont-elles réellement eu lieu, avec les moyens annoncés. Ces fonds correspondent-ils à des dépenses justifiées, rattachables à l’activité de formation. Tout le reste en découle.

Étape 1. Délimiter le périmètre annoncé

Reprenez le courrier qui ouvre le contrôle et notez trois éléments : la période couverte, les dispositifs ou financements visés, le nom et les coordonnées de l’agent qui instruit. Établissez ensuite la liste exhaustive des actions concernées sur cette période, avec pour chacune le financeur, le montant appelé et la date de facturation. Cette liste devient votre plan de travail et le sommaire du dossier que vous remettrez.

Le piège à éviter. Élargir spontanément le périmètre en fournissant des années non demandées, pour montrer sa bonne volonté. Vous ouvrez alors des sujets que personne n’avait ouverts, et vous ralentissez votre propre travail sur ce qui est réellement instruit.

Étape 2. Reconstituer les dossiers action par action

L’article L6362-6 fixe l’obligation centrale : présenter tous documents et pièces établissant les objectifs et la réalisation des actions ainsi que les moyens mis en œuvre à cet effet. Pour chaque action de la liste, réunissez la convention ou le contrat signé, le programme dans sa version applicable, les convocations, la feuille d’émargement signée, les preuves d’assiduité pour les séquences à distance, les évaluations, le certificat de réalisation et la facture. Rangez le tout dans un dossier par session, nommé de façon lisible par quelqu’un qui découvre votre organisation.

Le piège à éviter. Confondre document type et preuve. Un modèle de programme vierge n’établit rien. Ce qui compte est la pièce datée, nominative et rattachable à la session contrôlée. Le tutoriel constituer son dossier de preuves détaille ce classement.

Étape 3. Reconstituer la piste financière

L’article L6362-5 impose de présenter les documents établissant l’origine des produits et des fonds reçus, ainsi que la nature et la réalité des dépenses exposées pour l’exercice des activités de formation, et de justifier le bien-fondé de ces dépenses et leur rattachement à l’activité. Préparez donc, en face de chaque encaissement, la facture correspondante et la décision de prise en charge du financeur. Et en face des dépenses portées à votre comptabilité au titre de la formation, les justificatifs qui montrent leur lien avec les actions réalisées : contrats de formateurs, factures de sous-traitance, locations de salle, achats de supports.

Le piège à éviter. Des charges mixtes imputées en totalité à l’activité de formation sans clé de répartition documentée. Le même article se conclut par une sanction précise : à défaut de justification, les dépenses concernées font l’objet d’une décision de rejet.

Étape 4. Répondre aux demandes de renseignements par écrit

L’article L6362-1 impose aux organismes de communiquer aux agents de contrôle les renseignements nécessaires à l’accomplissement de leur mission. Répondez par écrit, dans le délai indiqué, et tenez un journal des échanges : date de la demande, pièces envoyées, date d’envoi, accusé de réception. Ce journal vous sert deux fois, pour piloter votre propre travail et pour établir que vous avez répondu.

Le piège à éviter. Laisser une demande sans réponse en espérant qu’elle se perde. L’article R6362-1-2 organise l’évaluation d’office, établie à partir des déclarations souscrites et des informations recueillies auprès des administrations et des financeurs. Autrement dit, l’administration chiffre sans vous, et le délai de notification des résultats passe alors de trois à six mois.

Étape 5. Repérer la fin de la période d’instruction

L’article R6362-1 prévoit que les personnes et organismes ayant fait l’objet d’un contrôle sur place sont informés de la fin de la période d’instruction par lettre recommandée avec accusé de réception. Classez ce courrier immédiatement et notez sa date de réception dans votre suivi, elle sert de point de départ au délai de notification des résultats. Le même article précise que des faits nouveaux constatés après réception de cette lettre peuvent justifier l’ouverture d’une nouvelle période d’instruction.

Le piège à éviter. Considérer que la fin de l’instruction clôt l’affaire. Rien n’est décidé à ce stade, et c’est précisément le moment de vérifier que les pièces envoyées sont complètes et cohérentes entre elles.

Étape 6. Lire la notification des résultats et compter le délai

L’article L6362-9 prévoit que les résultats du contrôle sont notifiés à l’intéressé. L’article R6362-2 encadre ce moment : la notification intervient dans un délai ne pouvant dépasser trois mois à compter de la fin de la période d’instruction, avec l’indication des procédures dont l’organisme dispose pour faire valoir ses observations. L’article R6362-3 fixe le délai de réponse, qui ne peut être inférieur à trente jours à compter de la notification. Notez la date d’échéance dans votre agenda dès l’ouverture du courrier et prévoyez de répondre plusieurs jours avant.

Le piège à éviter. Attendre d’avoir tout retrouvé pour commencer à écrire. Le délai court même si vos archives sont dispersées. Commencez par la trame de réponse, complétez au fil des recherches, et envoyez ce que vous avez à l’échéance.

Étape 7. Écrire vos observations et demander à être entendu

Structurez votre réponse constat par constat, dans l’ordre de la notification. Pour chacun, indiquez ce que vous contestez ou reconnaissez, la pièce que vous joignez et la numérotation de cette pièce dans un bordereau. Formulez dans le même courrier la demande d’audition, en une phrase explicite. L’article R6362-4 précise que la décision ne peut être prise qu’au vu des observations écrites et après audition le cas échéant, sauf si aucun document ni aucune demande d’audition n’ont été présentés avant l’expiration du délai.

Le piège à éviter. Une lettre d’explication générale sur le sérieux de votre organisme, sans pièce jointe et sans reprendre les constats un par un. Elle laisse chaque constat intact dans le dossier de l’administration.

Étape 8. Traiter la décision et les sommes à reverser

L’article L6362-10 verrouille l’ordre des opérations : les décisions de rejet et de versement ne peuvent intervenir, après la notification des résultats, que si une procédure contradictoire a été respectée. La décision qui suit est motivée et notifiée. Si des sommes sont à rembourser, l’article L6362-7-1 prévoit que ce remboursement intervient dans le délai fixé pour faire valoir vos observations et qu’à défaut, une somme équivalente est versée au Trésor public par décision de l’autorité administrative. Traitez donc le remboursement dans le même temps que vos observations lorsque vous reconnaissez un constat.

Le piège à éviter. Découvrir le montant au moment de la mise en recouvrement. Chiffrez l’exposition dès la notification des résultats, action par action, et informez votre expert-comptable avant l’échéance.

Ce qui se prépare avant tout contrôle

La qualité d’un contrôle se joue sur les mois qui l’ont précédé. Trois habitudes changent la donne. Fermer chaque dossier de session au moment où l’action se termine, avec ses pièces réunies au même endroit. Conserver les preuves d’assiduité propres au distanciel dès la session, les relevés de connexion et les travaux rendus ne se reconstituant pas six mois plus tard. Tenir une comptabilité qui isole l’activité de formation et documente les clés de répartition des charges communes. Le guide conservation des documents de formation précise les durées à retenir, et le tutoriel émargement à distance détaille le jeu de preuves attendu pour les séquences à distance.

Et ensuite

Les suites du contrôle alimentent votre déclaration annuelle : le tutoriel remplir son bilan pédagogique et financier reprend chaque rubrique, y compris le traitement des sommes reçues en tant que sous-traitant. Pour la partie certification, distincte de ce contrôle, le tutoriel répondre à un écart d’audit couvre l’autre procédure contradictoire que rencontre un organisme.

Questions fréquentes

Un contrôle de la DREETS est-il la même chose qu’un audit Qualiopi ?

Non, ce sont deux logiques distinctes. L’audit de certification est réalisé par un organisme certificateur accrédité et porte sur la conformité au référentiel national qualité. Le contrôle administratif et financier est exercé par l’État, sur le fondement des articles L6361-1 et L6361-2 du code du travail, et porte sur la réalité des actions financées et sur la justification des fonds reçus. Un organisme certifié peut parfaitement voir des dépenses rejetées à l’issue d’un contrôle.

Que se passe-t-il si des pièces manquent pour une session ancienne ?

L’article L6362-6 est explicite : à défaut de documents établissant les objectifs, la réalisation et les moyens mis en œuvre, les actions sont réputées ne pas avoir été exécutées et donnent lieu à remboursement au cocontractant des sommes indûment perçues. L’article L6362-7-1 ajoute que si ce remboursement n’intervient pas dans le délai fixé pour présenter vos observations, une somme équivalente est versée au Trésor public par décision de l’autorité administrative. Une pièce reconstituée après coup et antidatée aggrave la situation.

Peut-on contester les conclusions du contrôle ?

L’article L6362-10 subordonne toute décision de rejet ou de versement au respect d’une procédure contradictoire après la notification des résultats. L’article R6362-3 vous ouvre un délai qui ne peut être inférieur à trente jours pour présenter des observations écrites et demander à être entendu. L’article R6362-4 précise que la décision ne peut être prise qu’au vu de ces observations et après audition le cas échéant, et qu’elle est motivée et notifiée. Le délai est donc votre principale ressource.