Préparer un entretien de positionnement avec l'IA sans laisser le modèle décider à la place du consultant

Une IA prépare utilement la trame de questions et la grille d'observation d'un entretien de positionnement, à partir de vos propres objectifs de formation. Le niveau retenu, l'avis écrit et la décision d'entrée restent produits et signés par le professionnel qui a conduit l'entretien.

Trente minutes pour décider

Une demande d'inscription arrive. Elle contient un curriculum vitae de deux pages et quatre lignes de motivation copiées d'un modèle trouvé en ligne. Il faut décider si la personne relève du module de découverte ou du parcours complet, prévoir les adaptations éventuelles, et écrire quelque chose qui tienne dans le dossier. L'entretien téléphonique dure trente minutes et il se tient entre deux sessions.

Le référentiel national qualité attend deux choses distinctes sur ce point. L'indicateur 4 porte sur l'analyse du besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et le financeur concernés. L'indicateur 8 porte sur les procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation. Le premier documente pourquoi la personne vient, le second documente d'où elle part. L'indicateur 10, sur la mise en œuvre et l'adaptation de la prestation aux publics, s'appuie sur ce que ces deux étapes ont produit.

Le point commun de ces trois exigences est qu'elles réclament de l'écrit. C'est là que l'aide d'un modèle devient tentante, et c'est là qu'elle devient risquée.

Ce que le modèle prépare bien, en amont

La trame de questions dérivée de vos objectifs. Vous fournissez les objectifs opérationnels de votre programme et vous demandez, pour chacun, deux ou trois questions permettant de savoir si la personne sait déjà faire cela. La demande fonctionne parce que la matière vient de vous. Une trame demandée à partir du seul intitulé de la formation produit un questionnaire de magazine.

La grille d'observation en comportements décrits. Le passage difficile d'une grille de positionnement est la description des niveaux. « Débutant, intermédiaire, confirmé » ne veut rien dire et deux consultants ne l'appliqueront pas de la même façon. Demandez la traduction de chaque niveau en ce que la personne est capable de faire et de dire, avec un exemple de réponse attendue. Cette reformulation est un travail de langue, et le modèle y est bon.

La reformulation en langue simple. Les questions écrites par un professionnel emploient le vocabulaire du métier. Pour un public éloigné de l'écrit ou francophone non natif, une version simplifiée de chaque question améliore la qualité des réponses recueillies. Le modèle produit ces variantes correctement.

Le résumé d'un document apporté par la personne. Une fiche de poste, un référentiel de certification, une offre d'emploi. Le résumé sert de point d'entrée, le document reste la référence, et vous le lisez avant l'entretien de toute façon.

Ce que le modèle ne doit pas produire

La ligne se trace facilement : tout ce qui précède l'entretien peut être préparé, rien de ce qui en sort ne peut être écrit par le modèle.

Le niveau retenu, l'avis, la conclusion, le score, la recommandation d'orientation et la décision d'entrée sont des actes professionnels. Ils engagent votre responsabilité, ils sont conservés dans le dossier de la personne, et ils lui sont communicables. Un texte produit par un modèle statistique à partir de quelques lignes de notes n'a pas la qualité requise pour tenir cette place.

Le rappel juridique utile ici est l'article 22 du règlement général sur la protection des données, qui prévoit que toute personne a le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques la concernant ou l'affectant de manière significative. Une validation formelle par un humain qui se contente de cliquer ne suffit pas à sortir de ce cadre : l'intervention humaine doit être réelle et substantielle. Un refus d'entrée en formation, une orientation vers un parcours plus court, une non-prise en charge entrent sans difficulté dans la catégorie des décisions qui affectent significativement une personne.

Où le modèle se trompe sur un dossier de candidature

Il évalue le niveau à partir de la forme. Un texte de motivation contenant des fautes fait baisser l'appréciation produite par le modèle, y compris quand la compétence évaluée n'a aucun rapport avec l'écrit. C'est le biais le plus visible et le plus injuste sur des publics peu scolarisés qui candidatent à des formations pratiques.

Il extrapole depuis un intitulé de poste. Un intitulé ronflant produit une évaluation généreuse, un intitulé modeste produit l'inverse, indépendamment de ce que la personne a réellement fait. Les intitulés de poste sont l'information la moins fiable d'un curriculum vitae et le modèle les traite comme la plus fiable.

Il comble les trous du parcours. Une interruption de deux ans devient une reconversion, un congé, une période de recherche. Le modèle produit une explication cohérente à partir de rien, et cette explication se retrouve dans une note que vous n'avez pas vérifiée.

Il transforme une hésitation en incompétence. Sur des notes d'entretien, une réponse nuancée ou une réserve exprimée par la personne ressort en manque de maîtrise. La prudence d'un professionnel expérimenté se lit exactement comme l'incertitude d'un débutant.

Il produit un vocabulaire d'évaluation qu'il n'a pas les moyens d'employer. « Manque de maturité professionnelle », « posture à travailler », « faible autonomie ». Ces formules paraissent professionnelles, elles n'ont aucune assise dans ce que vous avez observé, et elles restent écrites dans un dossier auquel la personne a droit d'accès.

Le moment où la relecture humaine devient obligatoire

Il se situe avant que quoi que ce soit n'entre dans le dossier du candidat, sans exception. La raison est simple : la personne peut demander à consulter les données qui la concernent, et elle lira ce qui a été écrit sur elle. Un compte rendu contenant une phrase produite par un modèle et jamais relue est un compte rendu que vous devrez assumer mot pour mot.

Le contrôle qui fonctionne consiste à vérifier que chaque affirmation du compte rendu est rattachable à un élément que la personne a réellement dit ou montré. Toute phrase qui ne se rattache à rien sort du document. La consigne complémentaire donnée au modèle, quand il sert à mettre en forme des notes, est l'obligation d'écrire « non renseigné » quand l'information manque, parce qu'un modèle privé de cette autorisation comble systématiquement le vide.

Le curriculum vitae est une donnée personnelle dense

Il contient un nom, un parcours, des employeurs, des dates, souvent une adresse, parfois une date de naissance et une photographie. Coller un curriculum vitae complet dans une interface grand public revient à transmettre l'ensemble à un tiers.

La pratique de travail consiste à remplacer les noms, les employeurs et les communes par des jetons avant tout envoi, et à retirer les dates précises. L'employeur est le point de réidentification le plus direct, davantage que le prénom, en particulier dans un secteur à faible effectif ou sur un territoire peu dense.

Certaines informations ne sortent jamais, quelle que soit la pseudonymisation appliquée : l'état de santé, la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé et les besoins d'aménagement associés, la situation familiale, le statut d'allocataire, l'origine du financement quand elle révèle une situation personnelle. Ces éléments servent à adapter la prestation et ils se traitent en interne. Rappelons enfin que le fournisseur du service utilisé agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données, ce qui suppose un contrat écrit et une suppression des données en fin de prestation.

Ce qui reste du métier

Un entretien de positionnement produit deux choses. Une information sur le niveau, qui pourrait à la rigueur se recueillir par un questionnaire. Et une relation de départ, qui détermine si la personne dira ce qu'elle ne sait pas faire. La seconde ne figure dans aucun texte transmis à un modèle, donc rien de ce qui la concerne ne peut en sortir.

La suite documentaire de l'entretien

Ce que l'entretien a établi se retrouve ensuite dans les documents contractuels de l'action : l'intitulé retenu, les objectifs, la durée, les modalités de déroulement et de sanction. Notre générateur de convention de formation produit ce document à partir de vos données, notre attestation de fin de formation reprend les objectifs et les résultats de l'évaluation, et nos guides pratiques détaillent les mentions attendues sur chaque pièce.