Guide de lecture Qualiopi V9 : sous-traitance encadrée et preuves renforcées

La version 9 du guide de lecture du référentiel national qualité a été publiée le 8 janvier 2024 et son apport principal porte sur la sous-traitance des actions financées par le compte personnel de formation. Elle reste la référence applicable jusqu'au 31 octobre 2026 : le décret du 1er août 2026 remplace le référentiel à compter du 1er novembre. Elle tire les conséquences du décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 et précise, indicateur par indicateur, ce qui relève du donneur d'ordre et ce qui relève du sous-traitant.

Guide de lecture et référentiel : deux documents distincts

Le référentiel national qualité fixe les 7 critères et les indicateurs, au nombre de 32 jusqu'au 31 octobre 2026. Il évolue rarement. Le guide de lecture, publié par la délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle, explicite chaque indicateur : le niveau attendu, les exemples d'éléments de preuve, les spécificités selon la catégorie d'action et les obligations particulières. C'est ce guide qui change de version, et les auditeurs travaillent avec la version applicable au jour de l'audit.

Les organismes certificateurs accrédités indiquent de façon concordante que la V9 s'applique aux audits conduits à compter du 8 mars 2024, quel que soit le type d'audit. Elle reprend l'intégralité des précisions apportées par la V8 de novembre 2023 et regroupe le glossaire en fin de document.

Le décret du 28 décembre 2023, point de départ de la V9

Le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 porte diverses mesures relatives au compte personnel de formation et au bilan de compétences, avec un objectif affiché de lutte contre la fraude et d'interdiction du démarchage des titulaires. Son article 2 crée dans le code du travail une sous-section consacrée à la sous-traitance, aux articles R6333-6-2 et suivants.

Ce texte met fin à une pratique répandue : l'organisme référencé sur Mon Compte Formation qui vendait des formations réalisées presque entièrement par des tiers non certifiés. Les dispositions relatives à la sous-traitance sont entrées en vigueur le 1er avril 2024 pour les contrats conclus à compter de cette date.

Les règles posées par le décret tiennent en quelques points.

• Le sous-traitant qui intervient sur une action éligible au CPF doit détenir les mêmes certifications et habilitations que l'organisme référencé, ce qui inclut la certification qualité.
• Une dispense est prévue pour les sous-traitants relevant du régime micro-social dont le chiffre d'affaires annuel reste sous le seuil applicable à ce régime.
• Une dispense partielle existe lorsque l'intervention ne couvre qu'une fraction de l'action et ne correspond pas à un bloc de compétences complet.
• La sous-traitance en cascade est interdite : le sous-traitant ne peut pas confier à son tour l'intervention qui lui a été attribuée.
• Un prestataire faisant l'objet d'un déréférencement ne peut pas intervenir comme sous-traitant.
• Le contrat de sous-traitance doit être écrit et décrire les missions confiées, le contenu, la sanction de l'action, les moyens mobilisés, la durée, la période de réalisation et le montant.

Ce que la V9 précise du côté de l'audit

Le guide de lecture répond à la question que le décret laissait ouverte : comment auditer une chaîne de sous-traitance. Il détaille les indicateurs applicables au sous-traitant et ceux qui restent à la charge exclusive du donneur d'ordre. Les organismes certificateurs relaient un point structurant : les indicateurs relatifs à l'information du public et aux résultats publiés ne concernent pas le sous-traitant, puisque c'est le donneur d'ordre qui commercialise l'action et diffuse l'information.

Tout ce qui touche à la réalisation reste en revanche dans le champ du sous-traitant : conditions d'accueil, adaptation aux publics, suivi de l'assiduité, évaluation de l'atteinte des objectifs, qualification des intervenants, moyens et ressources pédagogiques. Un sous-traitant certifié se fait donc auditer sur son propre système, à partir des sessions qu'il a réellement animées.

La responsabilité partagée entre donneur d'ordre et sous-traitant

La logique retenue rend le donneur d'ordre comptable de ce qu'il a délégué. Il doit vérifier la certification de son sous-traitant avant de contractualiser, la contrôler à nouveau en cours de contrat, et conserver la trace de ces vérifications. Il doit également prouver que la prestation sous-traitée respecte le programme vendu au bénéficiaire et que les moyens annoncés ont été mobilisés.

Cette responsabilité se traduit par des pièces concrètes à produire en audit : le contrat de sous-traitance conforme, l'attestation de certification du sous-traitant en cours de validité, le suivi de la réalisation, les évaluations, et la cohérence entre l'offre publiée et l'action exécutée. Les conditions générales de Mon Compte Formation prévoient d'ailleurs que la Caisse des Dépôts peut réclamer, en cas de sous-traitance, tous les contrats conclus.

Le sous-traitant, de son côté, ne peut plus s'abriter derrière son donneur d'ordre. Il tient ses propres dossiers, produit ses propres preuves de réalisation et supporte ses propres non-conformités. Deux organismes se trouvent ainsi audités sur la même action, chacun sur sa part.

Le renforcement des éléments de preuve

Au-delà de la sous-traitance, les versions successives du guide de lecture ont progressivement resserré ce que l'auditeur accepte. La tendance est constante : une déclaration d'intention ne suffit plus, une procédure écrite non appliquée non plus. L'attendu porte sur des enregistrements datés qui montrent que la pratique a réellement eu lieu sur la période auditée.

Concrètement, cela revient à remplacer les documents génériques par des traces d'activité. Un modèle de questionnaire de positionnement vaut moins que dix questionnaires remplis et exploités. Une charte handicap vaut moins qu'un échange documenté avec un bénéficiaire ayant signalé un besoin d'adaptation, suivi de la mesure prise. Une liste de formateurs vaut moins que les justificatifs de leurs compétences et la trace de leur mise à jour.

Cette exigence rejoint celle des financeurs. Le guide sur les preuves par indicateur détaille ce que l'auditeur retient et ce qu'il écarte.

Ce qu'il faut faire si vous sous-traitez

Reprenez d'abord la liste de vos intervenants et distinguez les salariés, les formateurs indépendants intervenant sous votre responsabilité pédagogique et les véritables sous-traitants qui réalisent une action pour votre compte. Cette qualification détermine vos obligations.

Pour chaque sous-traitant identifié sur une action CPF, vérifiez la certification qualité ou l'éligibilité à une dispense, formalisez un contrat écrit comportant l'ensemble des mentions requises, et archivez les preuves de réalisation dans le dossier de l'action. Rapprochez enfin ces montants de votre bilan pédagogique et financier, où la sous-traitance confiée et la sous-traitance reçue relèvent de rubriques distinctes. Le guide sur le bilan pédagogique et financier précise ce traitement.

Générer ces documents

La chaîne documentaire d'une action sous-traitée commence par une convention de formation cohérente et se poursuit par des feuilles d'émargement tenues par celui qui anime réellement la session. Consultez également le guide sur les mentions obligatoires de la convention.